Los
empresarios tienden a ser desorganizados. Cuentan con recursos limitados y
mucha información a la que deben hacer seguimiento. Por esta razón, pueden
fallar el orden, organización y mantenimiento de la oficina. Un poco de
desorden es comprensible y perdonable, pero por el bien de la empresa, es
importante poner las cosas en orden periódicamente.
Los
empresarios tienden a ser desorganizados. Cuentan con recursos limitados y
mucha información a la que deben hacer seguimiento. Por esta razón, pueden
fallar el orden, organización y mantenimiento de la oficina. Un poco de
desorden es comprensible y perdonable, pero por el bien de la empresa, es
importante poner las cosas en orden periódicamente.
Los
siguientes consejos le ayudarán a estructurar y mantener una oficina organizada.
Guarde este archivo y consúltelo al menos una vez por trimestre. Si se
encuentra demasiado ocupado para realizar el trabajo, contrate a alguien para
que lo haga por usted. El ahorro de tiempo tendrá sus frutos.
Haga
clic en los siguientes temas acerca de cómo mantener organizados su empresa y a
usted mismo.
Al
implementar sistemas para mantener organizada su oficina disminuirán los costos
de mantenimiento. Compare la organización de su oficina con estos consejos y
realice las modificaciones necesarias.
Guarde
aquellos insumos que no utiliza todos los días en un lugar que no sea visible
Los
montones de papeles, rollos adicionales de cinta y altas pilas de sobres se ven
desordenados y esto puede ser un motivo de distracción. Si el espacio lo
permite, mantenga los insumos que no utilice en un armario o estante. Almacene
lo que no utiliza en forma regular. En su libro "Organizing Your Home
Office for Success" ("Organización de su oficina para lograr el
éxito"), Lisa Kanarek aconseja cómo mantener su oficina sin obstáculos.
Sugiere guardar todos sus cachivaches y lo que utiliza sólo una vez a la semana
en áreas secundarias, como un mueble de archivo o un estante. Todo lo que
utilice una vez por mes se debe almacenar en un archivo o dejar en un estante.
Los artículos que utilice con menor frecuencia deben guardarse en un armario.
Organice
los insumos de modo que se pueda acceder a ellos fácilmente
Por
ejemplo, no puede ser que tenga que mover dos montones de papel y abrir una
caja para obtener una hoja con membrete.
Organice
su oficina para que funcione sin dificultades
Si
todo se cae cuando saca un libro de su estante o no hay suficiente espacio
cerca de la máquina de fax para insertar fácilmente documentos y recoger los
que llegan, reestructure su oficina. Estos pequeños obstáculos en el flujo de
trabajo se traducen en una pérdida de tiempo y causan tensión.
Cree
un basurero "seguro"
Si
su desorganización deriva del miedo a tirar cosas que posteriormente podría
necesitar, cree un basurero "seguro". En este basurero sólo se bota
papel. No se botan ni corazones de manzana, ni tarros de bebida, nada que no
quiera ver nuevamente si desea buscar algo en el basurero. Sólo vacíe este
basurero cada par de semanas, de modo que tenga un período de gracia durante el
cual puede recuperar lo que necesite. Con este sistema, puede ser más fácil
para usted botar cosas al basurero.
Cree
un sistema para el flujo de información
Piense
qué tipo de información, materiales y otros elementos encuentra regularmente.
Probablemente, su lista incluirá elementos básicos como correspondencia entrante
y saliente, números telefónicos, proyectos actuales y materiales que desea
guardar, pero que no puede revisar en este momento. Una vez que haya creado su
lista, visite una tienda de venta de insumos de oficina con el fin de buscar
soluciones para organizar toda su información. Probablemente será difícil
encontrar el producto perfecto que satisfaga sus necesidades y puede ser
necesario combinar dos productos de la tienda o comprar un elemento para
modificarlo para que se adapte a sus objetivos.
Archivos
en papel
No
importa el tamaño de su oficina, siempre se requerirá cierto mantenimiento para
que la información esté organizada. A continuación, encontrará algunos consejos
para ordenar sus archivos en papel y electrónicos.
Todos
saben lo que significa perder tiempo buscando algo en un cajón de archivo. La
limpieza periódica de sus archivos eliminará esta actividad que implica una pérdida
de tiempo.
Limpie
regularmente
Haga
una limpieza de sus muebles de archivo al menos una vez por trimestre y bote
aquellas cosas que ya no necesita. Si pospone esta tarea continuamente,
contrate a alguien para que le ayude. Aunque obviamente necesita participar en
el proceso de limpieza, si fija un momento para hacerlo con un ayudante se le
obligará a completar el trabajo.
Cambie
el nombre a sus archivos
Si
tiene problemas para encontrar algún papel en sus muebles de archivo, cree
nombres de archivo conforme a la primera palabra relacionada que se le ocurra
al crear el archivo. Lo más seguro es que si esta palabra se le ocurre cuando
está archivando, será más fácil de recordar cuando la esté buscando.
Cree
subcarpetas en cada carpeta colgante
Esto
facilitará aún más su búsqueda.
Agrupe
archivos colgantes relacionados
Guarde
las carpetas de un cliente en un cajón o parte de un cajón, los artículos que
guarda y los contratos en otro. Guarde sus archivos personales en un cajón
diferente al cajón para material comercial.
Tenga
suficiente espacio para archivar
La
organización sólo es factible si cuenta con suficiente espacio en sus muebles
de archivo. Invierta en muebles grandes y de buena calidad que cuenten con
espacio suficiente para el material que necesita almacenar.
Archivos
electrónicos
El
disco duro de su computadora, es decir el equivalente electrónico de su mueble
de archivo, también requiere una limpieza periódica. A continuación, encontrará
algunas recomendaciones.
Libre
espacio en el disco en base a backups
Los
archivos antiguos o que se utilizan con poca frecuencia, se pueden transferir
fácilmente del disco duro a disquetes o cartuchos de datos. Esto aumentará la
velocidad de recuperación de archivos de la computadora.
Cree
subdirectorios en el disco duro
Los
subdirectorios amplios permitirán que todos los archivos relacionados en el
directorio raíz se guarden en un mismo grupo. Es fácil crear subdirectorios.
Simplemente, consulte el manual de su sistema operativo.
Asigne
nombres apropiados a los archivos
Utilice
nombres de archivo generales y completos, que se puedan identificar con
facilidad, como "planilla.96". Esto puede ser especialmente útil al
trabajar con un gran número de archivos pequeños en forma simultánea y
disminuirá el tiempo de búsqueda requerido para encontrar archivos específicos
en un directorio.
Mantenga
un compromiso con la organización
La
organización es una disciplina que se aprende, pero con el tiempo se
acostumbrará a mantener organizados el disco duro y los disquetes. Haga backups
de los archivos regularmente y continúe guardando archivos en forma
sistemática.
Comprima
sus datos
Si
siempre tiene problemas con su disco duro, puede recurrir a los programas que
encogen o comprimen sus archivos, aumentando considerablemente el espacio de
almacenamiento. Existen diversos programas de compresión de datos.
Utilice
disquetes codificados por color
El
archivo de disquetes por color en un portadisquetes organizado permite a los
usuarios encontrar los disquetes rápida y fácilmente. Por ejemplo: utilice
disquetes azules para contabilidad, verdes para planillas y rojos para ventas.
http://www.revistapyme.com/index.php/administracion/20-operaciones/224-organizate-productividad
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