Reflexión: El ahorro de tiempo tendrá sus frutos.
Los empresarios tienden a
ser desorganizados. Cuentan con recursos limitados y mucha información a la que
deben hacer seguimiento. Por esta razón, pueden fallar el orden, organización y
mantenimiento de la oficina. Un poco de desorden es comprensible y perdonable,
pero por el bien de la empresa, es importante poner las cosas en orden
periódicamente.
1. Si se encuentra demasiado ocupado para realizar el
trabajo, contrate a alguien para que lo haga por usted.
Al implementar sistemas para mantener organizada su
oficina disminuirán los costos de mantenimiento.
3. Guarde aquellos insumos que no utiliza todos
los días en un lugar que no sea visible
Los montones de papeles, rollos adicionales de cinta
y altas pilas de sobres se ven desordenados y esto puede ser un motivo de
distracción. Si el espacio lo permite, mantenga los insumos que no utilice en
un armario o estante. Almacene lo que no utiliza en forma regular. En su libro
"Organizing Your Home Office for Success" ("Organización de su
oficina para lograr el éxito"), Lisa Kanarek aconseja cómo mantener su
oficina sin obstáculos.
4. Organice los insumos de modo que se pueda
acceder a ellos fácilmente
Por ejemplo, no puede ser que tenga que mover dos
montones de papel y abrir una caja para obtener una hoja con membrete.
5. Cree un basurero "seguro"
Si su desorganización deriva del miedo a tirar cosas
que posteriormente podría necesitar, cree un basurero "seguro".
6. Cree un sistema para el flujo de información
Piense qué tipo de información, materiales y otros
elementos encuentra regularmente. Probablemente, su lista incluirá elementos
básicos como correspondencia entrante y saliente, números telefónicos,
proyectos actuales y materiales que desea guardar, pero que no puede revisar en
este momento.
7. Cambie el nombre a sus archivos
Si tiene problemas para encontrar algún papel en sus muebles
de archivo, cree nombres de archivo conforme a la primera palabra relacionada
que se le ocurra al crear el archivo. Lo más seguro es que si esta palabra se
le ocurre cuando está archivando, será más fácil de recordar cuando la esté
buscando.
8. Cree subcarpetas en cada carpeta colgante
Esto facilitará aún más su búsqueda.
9.Archivos electrónicos
El disco duro de su computadora, es decir el equivalente
electrónico de su mueble de archivo, también requiere una limpieza periódica. A
continuación, encontrará algunas recomendaciones.
10. Libre espacio en el disco en base a backups
Los archivos antiguos o que se utilizan con poca
frecuencia, se pueden transferir fácilmente del disco duro a disquetes o
cartuchos de datos. Esto aumentará la velocidad de recuperación de archivos de
la computadora.
11. Cree subdirectorios en el disco duro
Los subdirectorios amplios permitirán que todos los
archivos relacionados en el directorio raíz se guarden en un mismo grupo.
12. Asigne nombres apropiados a los archivos
Utilice nombres de archivo generales y completos, que
se puedan identificar con facilidad, como "planilla.96".
13. Mantenga un compromiso con la organización
La organización es una disciplina que se aprende,
pero con el tiempo se acostumbrará a mantener organizados el disco duro y los
disquetes. Haga backups de los archivos regularmente y continúe guardando
archivos en forma sistemática.
14. Comprima sus datos
Si siempre tiene problemas con su disco duro, puede
recurrir a los programas que encogen o comprimen sus archivos, aumentando
considerablemente el espacio de almacenamiento. Existen diversos programas de
compresión de datos.
http://www.revistapyme.com/index.php/administracion/20-operaciones/224-organizate-productividad
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